Ein Qualitätsmanagement-System (QMS) einführen – ist das wirklich nötig?

Unternehmen und Organisationen unterschiedlichster Branchen stehen vor dieser Frage – und Gründe dafür gibt es viele. Ganz oben steht bei vielen Unternehmen die Einhaltung und Verbesserung der Qualität ihrer Produkte, häufig auch verknüpft mit benötigten Zertifizierungen.

Daher ist es eine strategische Entscheidung für Unternehmen und Organisationen verschiedenster Branchen, ein Qualitätsmanagement-System einzuführen. Warum ein QMS entscheidend für die nachhaltige Qualitätssicherung ist, erklären wir in diesem Beitrag.

Die wichtigsten Vorteile eines QM-Systems sind:

  • eine verbesserte Produktqualität

  • die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

  • Kosteneinsparungen

  • bessere Workflows

  • die Etablierung einer Qualitätskultur

  • gestärkte Lieferantenbeziehungen

  • das Treffen datenbasierter Entscheidungen

1. Verbesserte Produktqualität

Die zentrale Aufgabe eines Qualitätsmanagement-Systems ist es, die Qualität der hergestellten Produkte zu sichern und auf einem konstant hohen Niveau zu halten – oder noch weiter zu verbessern.

Integraler Bestandteil dieser Systeme ist, Qualitätsstandards in der Produktion und darüber hinaus zu etablieren und einzuhalten. Dabei geht es um den gesamten Prozess: von der Entwicklung über die Herstellung bis zur Logistik. Dies ist besonders in regulierten Sektoren essenziell, wenn die Sicherheit der Patienten im Mittelpunkt steht.

Aber auch Unternehmen anderer Branchen schaffen Vertrauen und Loyalität mit qualitativ hochwertigen Produkten und Dienstleistungen, steigern so die Zufriedenheit ihrer Kunden und bleiben langfristig wettbewerbsfähig.

2. Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften

Viele Unternehmen etablieren ein QMS, um bestimmte gesetzliche Vorschriften und Normen einhalten zu können sowie Zertifizierungen zu erhalten.

DIN-Normen wie die gängige DIN EN ISO 9001:2015 sind in vielen Industrien schon lange Pflichtprogramm. Darüber hinaus streben viele Unternehmen branchenspezifische Zertifizierungen an, die von Regulierungsbehörden oder dem Markt gefordert werden. Zertifizierungen schaffen Vertrauen: Sie sind Zeichen für den Einsatz eines Unternehmens, verbessern den Ruf und ermöglichen neue Marktchancen.

Um diese komplexen Prozesse zu steuern, ist ein strategisches Qualitätsmanagement wichtig. Ein solches QMS hilft dabei, die Compliance sicherzustellen, um so das Risiko von Strafen bei Nichteinhaltung zu reduzieren.

Integrierte Risikomanagement-Verfahren können zudem potenzielle Risiken in Zusammenhang mit der Produktqualität, Sicherheit und gesetzlichen Anforderungen identifizieren, bewerten und, sofern nötig, aus dem Weg räumen.

3. Kosteneinsparungen

Keine Frage, ein Qualitätsmanagement-System zu etablieren bedeutet eine Investition. Langfristig lassen sich dadurch aber Kosten einsparen.

Denn ein QMS optimiert Workflows in der Qualitätssicherung, beseitigt redundante Schritte und verringert die Materialverschwendung. So können Unternehmen wesentlich effizienter und kostensparender arbeiten.

Nicht zuletzt sind Qualitätsvorfälle gefährdend – zuerst für die Patienten und Kunden, aber auch für den Ruf des Unternehmens. Fehler mithilfe eines Qualitätsmanagement-Systems frühzeitig aufzudecken, minimiert die Ausschussquote oder gar Rückrufe. So lassen sich sowohl Kosten senken und die Produktivität steigern.

>> Lesen Sie in unserem Beitrag, wie sich Unternehmen mit einer smarten Cloud-QMS-Lösung noch besser für die Zukunft des Qualitätsmanagements aufstellen.

4. Bessere Workflows

Reibungslose Arbeitsabläufe sind das A und O, um die Produktqualität nachhaltig zu sichern. Denn nur wer stabile Qualitätsprozesse etabliert hat, kann zuverlässig in gleichbleibender Qualität produzieren – und sich rechtlich absichern.

Ein etablierter Verfahrensstandard fungiert als Fahrplan – klare Rollen und Funktionen klären die Verantwortlichkeiten im Prozess.

Eine Herausforderung dabei ist, die Qualitätsprozesse nahtlos in den Arbeits- und Produktionsalltag zu integrieren. Dabei sind die Mitarbeitenden des Qualitätsmanagements häufig auf die Mitarbeit ihrer Kollegen aus anderen Abteilungen angewiesen.

Mit einer smarten QM-Software werden Mitarbeitende aller relevanten Abteilungen an der richtigen Stelle in die Qualitätsprozesse eingebunden und sind zu jeder Zeit über ihre Rolle und ihre To-dos informiert. So lassen sich ihre Aufgaben in den Arbeitsalltag integrieren.

In Kürze: Klare Verantwortlichkeiten sind essenziell für den Erfolg, gleichzeitig helfen Standardisierungen, gleichmäßig gute Ergebnisse zu liefern.

5. Etablierung einer Qualitätskultur

Die Qualität eines Produktes hängt häufig von vielen Mitarbeitenden ab. Ein smartes QMS involviert alle relevanten Mitarbeitenden in den Qualitätsprozess. So kennen alle Beteiligten nicht nur ihre Rolle und Aufgaben, sondern auch ihren Anteil am Ergebnis.

Ein etabliertes Qualitätsmanagement eröffnet zusätzlich den Raum für offene Kommunikation und konstruktive Fehlerbehandlung und ermutigt die Mitarbeitenden, Möglichkeiten zur Optimierung und Innovation zu erkennen und kontinuierlich Verbesserungen anzustoßen.

Tipp

Best Practice: Darüber hinaus lässt sich das QMS als zentraler Wissens-Hub nutzen, in dem alle relevanten Unterlagen für die Mitarbeitenden vorliegen – zentral an einem Ort. So finden sich auch neue Mitarbeiter und Vertretungen schnell zurecht.
Stärkung der Qualitätskultur durch aktive Teilhabe aller Mitarbeiter

Ein cloud-basiertes QMS (Qualitätsmanagementsystem) ist die zentrale Wissensplattform für alle Mitarbeiter. Insgesamt stärkt das QMS als zentrale Wissensplattform die Qualitätskultur, indem es Mitarbeiter zur aktiven Teilhabe am Qualitätsmanagement und Wissensaustausch ermutigt und die Bedeutung von Qualifikation, Transparenz und kontinuierlicher Verbesserung betont. Dies erfolgt durch:

Wissensaustausch: Mitarbeiter teilen ihr Wissen und bewährte Verfahren im QMS.

Schulung: Das QMS bietet Schulungsressourcen, um die Qualifikation der Mitarbeiter zu betonen.

Dokumentation und Transparenz: Alle Qualitätsdokumente sind zentral verfügbar.

Fehlervermeidung und Verbesserung: Mitarbeiter dokumentieren Qualitätsprobleme und reichen Verbesserungsvorschläge ein.

Prozesssteuerung: Das QMS ermöglicht Mitarbeitern die Mitgestaltung und Optimierung von Qualitätsprozessen.

 

6. Gestärkte Lieferantenbeziehungen

Bei zunehmend komplexer werdenden Supply Chains sind Unternehmen, beispielsweise des Health-Sektors, auf zuverlässige Lieferanten und eine gute wechselseitige Beziehung angewiesen.

Die Einführung eines QMS vereinfacht die Zusammenarbeit mit Zulieferern, sodass die Qualität der Produkte stets kontrolliert und regulatorische Anforderungen eingehalten werden können.

Eine saubere Dokumentation der Abläufe sorgt für Transparenz entlang der gesamten Lieferkette, sodass sich anbahnende Qualitätsvorfälle frühzeitig erkannt und Optimierungspotenziale gehoben werden können.

>> Lesen Sie in unserem Artikel zum Lieferanten-Qualitätsmanagement, wie Betriebe die Sicherheit von Medizinprodukten in der Supply Chain sicherstellen.

7. Datenbasierte Entscheidungen

Sind Qualitätsverbesserungen nötig, sollten diese nicht hinausgezögert werden. Dies gilt besonders in streng regulierten Branchen, wie dem Pharma- oder Medizinsektor. Eine frühzeitige Fehlerbehebung ist hier essenziell.

Auch für alle weiteren Branchen ermöglicht es ein QMS, fundierte Entscheidungen auf Basis objektiver Nachweise und Leistungskennzahlen zu treffen. Einblicke in die relevanten Daten liefern die nötige Entscheidungsgrundlage. So lassen sich Verbesserungen an den Produkten und im Ablauf vornehmen – und nachhaltig als Standard etablieren.

Case Study

Erfahren Sie, wie Celonic, ein Unternehmen für Auftragsentwicklung und -fertigung, mithilfe eines digitalisierten Qualitätsmanagement-Systems Optimierungspotenziale bei Qualitätsuntersuchungen hebt.
Celonic digitalisiert sein Qualitätsmanagement mit TrackWise Digital

Celonic, ein Unternehmen für Auftragsentwicklung und -fertigung, sah sich mit einem exponentiellen Wachstum konfrontiert und strebte eine QM-Lösung an, die sowohl skalierbar als auch transparenter als das bisherige papierbasierte System ist. Dies führte Celonic zu TrackWise Digital.

Zur Case Study

 

Fazit: Mit einem effektiven CAPA-Management die Produktqualität verbessern

Für regulierte Branchen wie dem Life-Science-Sektor ist ein solides Qualitätsmanagement-System unerlässlich. Aber auch in vielen weiteren Industrien bringt die Implementierung eines QMS zahlreiche Vorteile mit sich. Zudem verlangen viele Kunden und Partner von ihren Lieferanten, dass sie die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen laufend kontrollieren und konstant halten.

Durch die Verbesserung der Produktqualität, die Einhaltung von Vorschriften, betriebliche Effizienz, kontinuierliche Verbesserung und starke Lieferantenbeziehungen können Unternehmen sich zukunftssicher aufstellen. Ein QMS bündelt alle diese wichtigen Bestandteile und hilft so, einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen, Kosten einzusparen und neue Geschäftsmöglichkeiten zu erschließen.

Eine smarte Lösung wie die Qualitätsmanagement-Software von Honeywell ermöglicht es Unternehmen, ihr Qualitätsmanagement smart zu steuern und proaktiv datengestützte Entscheidungen zu treffen.

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