Die Erfolgsmessung eines Qualitätsmanagementsystems (QMS) ist von entscheidender Bedeutung, um seine Wirksamkeit nachzuweisen und kontinuierliche Verbesserungen sicherzustellen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den Erfolg Ihres QMS effektiv bewerten können. Zudem erhalten Sie Einblicke in die wichtigsten Qualitätskennzahlen (engl. KPIs Key Performance Indicator), die dazu dienen, die Wirkung des QMS zu verdeutlichen. Wir werden auch aufzeigen, wo Sie relevante Datenquellen für jeden KPI finden können.

Qualitätskennzahlen im Qualitätsmanagement

Qualitätskennzahlen im Qualitätsmanagement sind quantifizierbare Maße, die genutzt werden, um die Leistung und Effizienz eines Qualitätsmanagementsystems (QMS) zu beurteilen. Ihr Hauptzweck besteht darin, den Fortschritt in Richtung der definierten Qualitätsziele und -standards zu überwachen. Diese KPIs umfassen typischerweise verschiedene Aspekte wie Produktqualität, Effizienz von Prozessen, Kundenzufriedenheit und Fehlerquoten sowie andere relevante Leistungskennzahlen. Die kontinuierliche Überwachung und Auswertung dieser KPIs ermöglicht Unternehmen, gezielt festzustellen, wo Verbesserungen notwendig sind, und gezielte Maßnahmen zur Steigerung der Qualität ihrer Produkte oder Dienstleistungen zu ergreifen.

So definieren und steuern Sie Ihre Qualitätskennzahlen

Bei der Festlegung von Qualitätskennzahlen gibt es mehrere wichtige Aspekte zu beachten:

  • Klare Ziele: Definieren Sie klare und messbare Ziele, die Sie mit den KPIs verfolgen möchten. Die KPIs sollten direkt mit den Qualitätszielen und -standards Ihres Unternehmens in Einklang stehen.

  • Relevanz: Die ausgewählten KPIs sollten für Ihr spezifisches Qualitätsmanagementprogramm relevant sein. Sie sollten tatsächlich dazu beitragen, die Qualität zu verbessern und den Unternehmenszielen zu dienen.

  • Messbarkeit: Stellen Sie sicher, dass die KPIs quantifizierbar und messbar sind. Sie sollten auf objektiven Daten und Fakten basieren, die regelmäßig erfasst werden können.

  • Datenverfügbarkeit: Prüfen Sie, ob die notwendigen Daten zur Berechnung der KPIs verfügbar sind und in angemessener Weise erfasst werden können. Ineffektive KPIs können entstehen, wenn die erforderlichen Daten nicht verlässlich erhoben werden können.

  • Periodizität: Legen Sie fest, in welchem Zeitrahmen die KPIs gemessen und überwacht werden sollen. Dies kann monatlich, quartalsweise oder jährlich sein, je nach den Anforderungen Ihres Qualitätsmanagementsystems.

  • Benchmarking: Vergleichen Sie die erfassten KPI-Werte mit Branchenstandards oder den Leistungen in der Vergangenheit, um eine bessere Kontextualisierung und Interpretation der Daten zu ermöglichen.

  • Kommunikation: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Parteien innerhalb des Unternehmens über die ausgewählten KPIs und deren Bedeutung informiert sind. Transparenz und Kommunikation sind entscheidend.

  • Flexibilität: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre KPIs und passen Sie sie gegebenenfalls an, um sicherzustellen, dass sie weiterhin relevant sind und den sich ändernden Anforderungen gerecht werden.

  • Ausgewogenheit: Berücksichtigen Sie eine ausgewogene Auswahl von KPIs, die verschiedene Aspekte der Qualität und des Qualitätsmanagements abdecken, anstatt sich nur auf eine begrenzte Anzahl von Kennzahlen zu konzentrieren.

  • Management-Engagement: Gewinnen Sie das Engagement des Managements, um sicherzustellen, dass die KPIs aktiv verfolgt und zur kontinuierlichen Verbesserung genutzt werden.

Die Auswahl und Festlegung von Qualitätskennzahlen erfordert sorgfältige Planung und Abstimmung mit den Zielen und Bedürfnissen Ihres Qualitätsmanagementsystems.

Mit diesen Qualitätskennzahlen ermitteln Sie den Erfolg Ihrer Unternehmensprozesse

Ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) spielt die zentrale Rolle bei der Bewertung von Prozessen mit definierten Qualitätskennzahlen, um deren kontinuierliche Verbesserungen sicherzustellen und den Erfolg zu beurteilen. Durch die Verwendung einer QM-Software können Sie die Prozesse mit definierten Qualitätskennzahlen mühelos in dynamisch anpassbaren Dashboards überwachen und Entscheidungen zur Verbesserrung der Qualität abgeleiten. Die wichtigsten Qualitätskennzahlen im Überblick:

Kundenzufriedenheit

  • Der Kundenzufriedenheitsindex (engl. CSI Cusotmer Sadisfaction Index) wird durch Befragungen, Feedback-Formulare und Kundenbeschwerden gemessen. Die Datenquellen für diesen Index umfassen Kundenfeedback-Formulare, Beschwerdeprotokolle, Kundenbefragungen und Auswertungen nach dem Kundenservice. Mit einer KI basierten Beschwerdemanagement Software können Sie nicht nur mühelos Berichte über die Kundenzufriedenheit erstellen und Kundenbeschwerdeprozesse effizienter steuern.

Prozesseffizienz

  • Die Prozesseffizienz ist von entscheidender Bedeutung für das Qualitätsmanagement. Sie spiegelt die Leistungsfähigkeit des Unternehmens bei der Prozessdurchführung wider. Die Zykluszeitmessung ist hierbei eine wichtige Qualitätskennzahl für die Effizienz. Eine effiziente Zykluszeit zeigt gut optimierte Abläufe, während längere Zeiten auf Verbesserungsmöglichkeiten hinweisen. Mit einer interoperablen QM Software könnnen Sie verschiedene Datenquellen wie Prozessdokumentation, Zeiterfassungssysteme, Software für Workflow-Automatisierung und Projektmanagement-Tools integrieren. Sie hilft Ihnen bei der Analyse der Zykluszeiten und Bewertung der Prozesseffizienz und ermöglicht Ihnen Einblicke in Abläufe. Dadurch können Sie Engpässe identifizieren und Leistungsabweichungen entdecken. Durch regelmäßige Überwachung der Prozesseffizienz und die Nutzung dieser Kennzahlen gewinnen Sie wertvolle Einblicke. Damit können Sie Prozesse optimieren, die Produktivität steigern und die Qualität kontinuierlich verbessern.

Produkt-/Dienstleistungsqualität

  • Die Produkt- oder Dienstleistungsqualität ist im Qualitätsmanagement von zentraler Bedeutung. Die Fehlerquote, die den Prozentsatz mangelhafter Produkte oder Dienstleistungen in Bezug auf die Gesamtproduktion misst, dient als wichtige Qualitätskennzahl. Datenquellen wie Qualitätskontrollaufzeichnungen, Inspektionsberichte, Kundenfeedback und Testdaten helfen Ihnen, um die Fehlerquote zu überwachen. Die regelmäßige Überprüfung dieser Qualitätskennzahl ermöglicht es Ihnen mögliche Problembereiche zu identifizieren und gezielte Maßnahmen zur Fehlerprävention und -korrektur zu ergreifen, um die Produkt- oder Dienstleistungsqualität zu verbessern und die Kundenzufriedenheit zu gewährleisten.

Einhaltung von Compliance und gesetzlicher Vorschriften

  • Eines der wesentlichen Hauptziele von Qualitätsmanagern in regulierten Brachnen ist die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und Standards kurzum die Compliance, um rechtliche Risiken zu minimieren und mögliche Konsequenzen zu vermeiden. Eine zentrale Qualitätskennzahl in diesem Zusammenhang sind die Auditergebnisse. Diese Ergebnisse geben Aufschluss darüber, wie gut das Unternehmen die festgelegten Standards und Vorschriften einhält. Die Anzahl und Schwere der bei internen und externen Audits festgestellten Konformitätsabweichungen sind ebenfalls von großer Bedeutung. Ein Anstieg in der Anzahl oder Schwere solcher Abweichungen kann auf potenzielle Probleme bei der Einhaltung von Compliance hinweisen, die sofortige Maßnahmen erfordern.

  • Um diese Qualitätskennzahl effektiv zu verfolgen, müssen Sie auf eine Vielzahl von Datenquellen zurückgreifen. Hierzu gehören unter anderem ausführliche Auditberichte, Protokolle zu Konformitätsabweichungen sowie Einschätzungen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Diese Berichte enthalten umfassende Bewertungen und beschreiben die ergriffenen Maßnahmen zur Behebung festgestellter Abweichungen und zur Vermeidung zukünftiger Non-Compliance. Eine Auditmanagement-Software, die sich nahtlos in andere IT-Systeme integrieren lässt hilft Ihnen, diese Auditierungsprozesse zu automatisieren und Ihre Ressourcen effizient zu planen.

Mitarbeiterengagement

  • Die Beurteilung des Mitarbeiterengagements ist entscheidend im Qualitätsmanagement, da zufriedene und engagierte Mitarbeiter die Qualität und Effizienz fördern. Zwei wichtige Qualitätskennzahlen sind in diesem Zusammenhang die Mitarbeiterzufriedenheit und das Mitarbeiterengagement. Die Zufriedenheit zeigt, wie gut das Arbeitsumfeld ist, während das Engagement die Identifikation und Bereitschaft der Mitarbeiter zur aktiven Mitarbeit am Unternehmenserfolg misst. Um diese Qualitätskennzahlen zu bewerten, können Sie mithilfe einer Schulungsmanagement Software Datenquellen wie Mitarbeiterbefragungen, Leistungsbewertungen, Schulungsaufzeichnungen und Fluktuationsraten zu Rate ziehen. Durch die kontinuierliche Überwachung der Mitarbeiterzufriedenheit und des Engagements sowie die Analyse dieser Daten können Sie wertvolle Informationen generieren, um gezielte Maßnahmen zur Verbesserung des Mitarbeiteengagements und der Gesamtleistung des Unternehmens zu ergreifen.

Kontinuierliche Prozessverbesserung

  • Die Kontinuierliche Prozessverbesserung ist ein Schlüsselaspekt im Qualitätsmanagement. Qualitätskennzahlen helfen bei der Bewertung von Initiativen zur Optimierung, darunter die Anzahl der durchgeführten Initiativen und die Anzahl der Maßnahmen in bestehenden Prozessen. Datenquellen wie Aufzeichnungen zu Verbesserungsprojekten, Änderungsanforderungsprotokolle, Mitarbeiterbeiträge und Systeme zur Verbesserungsnachverfolgung unterstützen die Auswertung. Mit einer Schulungsmanagement Software können Sie diese Bemühungen überwachen und fördern und so die Innovationskultur und Mitarbeiterbindung verbessern.

Lieferanten-Performance-Management (SPM)

  • Die Lieferantenperformance ist entscheidend im Qualitätsmanagement. Qualitätsmanager verwenden spezifische Qualitätskennzahlen wie die Bewertung der Lieferantenqualität, um die Qualität und Leistung von Lieferanten anhand vordefinierter Kriterien zu beurteilen. Die Lieferantenqualität ist von großer Bedeutung, da sie direkt die Qualität der Endprodukte oder -dienstleistungen beeinflusst. Um diese Qualitätskennzahl zu bewerten, können Sie verschiedene Datenquellen zurückgreifen. Formulare zur Lieferantenbewertung ermöglichen eine strukturierte Datenerfassung. Auditergebnisse, Aufzeichnungen zur Lieferleistung und Lieferantenfeedback bieten Ihnen zusätzliche Einblicke in die Leistung und Qualität der Lieferanten. Die Bewertung der Lieferantenperformance ist ein wesentlicher Bestandteil des Risikomanagements und trägt dazu bei, Qualitätsprobleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Dies gewährleistet eine konstant hohe Qualität der Endprodukte oder -dienstleistungen und stärkt das Vertrauen der Kunden. Eine in Ihre IT-System verzahnte Lieferantenmanagement Software hilft Ihnen Ihre Lieferanten sicher zu beurteilen.

Risikomanagement

  • Die Risikominderungsrate ist ein entscheidende Qualitätskennzahl im Qualitätsmanagement, der die Wirksamkeit von Risikominderungsstrategien misst. Datenquellen wie Berichte zur Risikobeurteilung, Risikoregister, Vorfallprotokolle und die Wirksamkeit von Korrekturmaßnahmen dienen der Beurteilung. Die Überwachung dieser Rate ist entscheidend, um proaktiv auf potenzielle Risiken zu reagieren und deren Auswirkungen auf Qualität und Compliance zu minimieren. Eine hohe Wirksamkeit bei der Risikominderung zeigt eine effiziente Risikobewältigung und eine starke Qualitätskultur im Unternehmen an. Die kontinuierliche Bewertung ermöglicht es, Risikominderungsstrategien zu optimieren und die langfristige Qualität und Compliance zu sichern, was die Wettbewerbsfähigkeit stärkt. Mit einer intelligenten Risikomanagement Software können Sie die Patientensicherheit erhöhen & Produkt-Prozessqualität verbessern, Regularien und Standards erfüllen (ISO 14971 und ICH Q9) und Risiken im gesamten Produktlebenszyklus minimieren.

Fazit: Qualitätskennzahlen ermitteln und steuern mit einer zentralen digitalen Qualitätsmanagementplattform


Qualitätsmanager spielen eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung von Unternehmensprozessen. Die Beurteilung und Auswahl des Qualitätsmanagementsystems (QMS) ist für den Erfolg entscheidend. Qualitätskennzahlen sind unerlässlich, um Fortschritte bei Qualitätszielen zu messen. Klare Ziele, Relevanz, Messbarkeit, Datenverfügbarkeit und Benchmarking sind Schlüsselfaktoren bei der Auswahl von der Qualitätskennzahlen. Sie decken verschiedene Bereiche ab, darunter Kundenzufriedenheit, Prozesseffizienz, Produktqualität, Einhaltung der Compliance, Mitarbeiterengagement, kontinuierliche Prozessverbesserung, Lieferantenperformance und Risikominderung. Die regelmäßige Überwachung und eine QM-Software wir TrackWise Digital können Ihnen helfen, diese Qualitätskennzahlen zu nutzen und die Qualität und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.