Lassen Sie uns mit einer Frage starten: Wie verwaltet Ihr Unternehmen alle wichtigen Dokumente?

Wenn Sie jetzt an einen Mitarbeiter denken oder sich einen riesigen Aktenordner im Archivraum vorstellen, dann ist es an der Zeit, Ihr Dokumentenmanagement auf den neuesten Stand zu bringen.

Unternehmen aller Branchen – ob Konzern oder KMU – arbeiten täglich mit unzähligen Dokumenten: Von Verträgen über Rechnungen bis hin zu Richtlinien und Patentschriften. Diese müssen sie effizient verwalten und dabei die gesetzlichen Vorgaben erfüllen – eine große Herausforderung.

In diesem Artikel erklären wir, was genau ein digitales Dokumentenmanagement ist und warum Unternehmen von einem Wechsel zu einem digitalen DMS profitieren.

Was ist digitales Dokumentenmanagement?

Digitales Dokumentenmanagement umfasst die komplette Verwaltung elektronischer Dokumente – von der Erstellung, über die Bearbeitung bis zur Archivierung und möglichen Löschung.

Gerade die letzten Jahre haben gezeigt, dass sich Unternehmen digital aufstellen müssen, um zukunftsfähig zu bleiben. Das umfasst insbesondere die Dokumente und ihre Verwaltung: Mitarbeitende müssen auch aus dem Home-Office sicher und Compliance-konform auf alle relevanten Dokumente zugreifen und diese bearbeiten können.

Vor allem kleine und mittlere Life-Sciences-Unternehmen verwalten ihre Dokumente teilweise noch in Papierform. Hinzu kommen digitale und digitalisierte Dokumente, z. B. Scans. Informationen liegen also teilweise analog und teilweise digital vor – oft sogar beides. Bei der Dokumentenflut den Überblick zu behalten, ist für viele Unternehmen eine Mammutaufgabe.

Gerade in Hinblick auf die revisionssichere Archivierung kommen Unternehmen also kaum an einer digitalen Lösung vorbei.

Digitale Dokumentenmanagement-Software (DMS) beschleunigt und optimiert Geschäftsprozesse, indem sie viele Schritte automatisiert. Damit unterstützt sie Unternehmen dabei, sich in puncto Zusammenarbeit, Sicherheit und Compliance zukunftssicher aufzustellen.

5 Gründe für ein digitales Dokumentenmanagement

1. Zeitersparnis und effizientere Prozesse mit einem DMS

Im Arbeitsalltag muss es schnell gehen: Für reibungslose Arbeitsabläufe müssen Mitarbeitende alle benötigten Dokumente innerhalb kürzester Zeit finden, bearbeiten und sorgfältig archivieren können. Liegen einige Unterlagen nur in Papierform vor, kann die manuelle Suche in den Datenbanken allein viel Zeit in Anspruch nehmen.

Ein digitales Dokumentenmanagement verschlankt die Arbeitsprozesse: Es ermöglicht Unternehmen und ihren Teams, über Filter- und Suchfunktionen mit nur wenigen Klicks an die gewünschten Dokumente zu kommen – und das auch aus dem Home-Office. Diese können die Mitarbeitenden direkt bearbeiten und schließlich im entsprechenden Ordner abspeichern und/oder freigeben.

Auch das manuelle Zusammenführen analoger und digitaler Dokumente kann ein wahrer Zeitfresser sein und leicht zu Fehlern führen, da mitunter mehrere Versionen vorliegen. Mit einer digitalen DMS lassen sich Papier-Dokumente unkompliziert digitalisieren und in das digitale Verwaltungssystem eingliedern. Die automatische Versionierung stellt sicher, dass Mitarbeiter immer mit der aktuellen Version arbeiten.

Zudem müssen viele Unterlagen nicht mehr über den Postweg versendet werden, sondern erreichen die Empfänger via E-Mail oder andere Freigabemöglichkeiten.

2. Mehr Sicherheit der Daten und Dokumente

Sicherheit ist oberstes Gebot in regulierten Branchen wie z. B. der Medizintechnik oder Pharmazie. Eine entscheidende Rolle spielen Richtlinien, Berichte und andere Geschäftsdokumente. In gedruckter Form können urheberrechtlich geschützte Informationen kopiert, verlegt oder in unangemessener Weise weitergegeben werden – absichtlich oder unabsichtlich. Damit stellen sie ein großes Sicherheitsrisiko dar.

Mit einer digitalen Lösung erhalten Unternehmen eine bessere Kontrolle über ihre Informationen: Sie können das Herunterladen einschränken, Zugriffsrechte definieren und damit die sensiblen Daten vor unberechtigtem Zugriff schützen. Zudem sorgen sie dafür, dass die Dokumente den rechtlichen Anforderungen entsprechen.

Gerade in Zeiten des Home-Office ist die Sicherheit des Dokumentenmanagements ein entscheidender Faktor. Eine zeitgemäße digitale Dokumentenmanagement-Software stellt durch erhöhte Kontrollmechanismen sicher, dass die Daten geschützt sind – egal, von wo aus die Nutzer darauf zugreifen.

3. Bessere Compliance durch digitales Dokumentenmanagement

Schon kleine Fehler in papierbasierten Dokumenten wie etwa eine unleserliche Handschrift oder ein falsches Datum können weitreichende Auswirkungen haben und den Betrieb unter Umständen gefährden. So könnte bei einem Audit die falsche Akte aus dem Schrank gezogen werden oder das richtige Dokument im Home-Office eines Mitarbeiters liegen.

Ein digitales Dokumentenmanagement reduziert die Fehleranfälligkeit. Es ermöglich nicht nur den zentralen Zugriff auf die Dokumente, sondern automatisiert sicherheitsrelevante Arbeitsschritte.

So lassen sich einige der von der US-Amerikanischen Arzneimittelbehörde FDA und den EU-Regulierungsbehörden geforderten Sicherheitsvorkehrungen automatisieren, wie z. B. die Anforderungen für Unterschriften. Elektronische Unterschriften werden eindeutig mit einem Dokument verknüpft und automatisierte, festgelegte Regeln klären die Befugnisse.

Mit einem einzigen Repository können Mitarbeiter zudem von überall im Unternehmen schnell und sicher auf die richtige Version eines Dokuments zugreifen, z. B. eine Richtlinie oder ein Schulungsdokument.

Nicht zuletzt erhöht die lückenlose Dokumentation die Sicherheit: alle Bearbeitungsschritte und Zugriffe lassen sich revisionssicher nachvollziehen und sogar rekonstruieren – ein entscheidender Compliance-Aspekt.

4. Weniger Kosten und mehr Nachhaltigkeit im papierlosen Büro

Dieser Vorteil liegt auf der Hand: Digitalisieren Unternehmen ihr Dokumentenmanagement, dann fällt nicht nur der physische Archivraum weg. Sie sparen auch einen Großteil der Papier-, Druck-, Toner- und Versandkosten – ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur Nachhaltigkeit.

Das größere Einsparpotenzial bietet jedoch die effizientere Arbeitsweise: Mitarbeitende müssen nicht mehr lange nach Dokumenten suchen und Ordner von A nach B transportieren. Mithilfe einer digitalen Dokumentenverwaltung können sie ihre Arbeitszeit anderen Aufgaben widmen und gewinnbringender einsetzen. So können beispielsweise Aufträge schneller bearbeitet und dadurch die Kundenzufriedenheit gesteigert werden. Zudem entfallen Kosten, die durch Fehler bei der manuellen Arbeit entstehen.

Mit einem papierlosen Büro arbeiten Firmen nicht nur effizienter, sondern leisten auch einen wertvollen Beitrag für den Umweltschutz.

Auch wenn die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems eine Einarbeitungszeit erfordert, lohnt sie sich auf lange Sicht für die meisten Unternehmen.

Erfahren Sie in unserer Case Study (Englisch), wie das Pharmazie-Unternehmen Arbor mithilfe der DMS-Cloud-Lösung TrackWise Digital 800 Stunden pro Jahr einspart 

5. Bessere Zusammenarbeit durch digitale Dokumentenverwaltung

Spätestens seit 2020 ist klar: Das klassische Büro als einziger Arbeitsort ist ein Auslaufmodell. Auch Life-Science-Unternehmen müssen sich auf flexible Arbeitsmodelle wie Home-Office oder Remote einstellen und ihre Arbeitsprozesse wie die Qualitätssicherung und das Dokumentenmanagement darauf ausrichten. Denn: Eine reibungslose Zusammenarbeit ist im Arbeitsalltag unerlässlich – egal, wo sich die Mitarbeitenden gerade befinden.

Richtlinien, Berichte und andere Geschäftsdokumente durchlaufen oft viele Bearbeitungsschritte.

Wie stellt man sicher, dass die Mitarbeitenden immer den aktuellen Stand des Dokuments bearbeiten?

Ein modernes DMS mit Single Point of Truth, wie die Dokumentenmanagement-Software von Sparta Systems, ermöglicht es Mitarbeitern, ortsunabhängig auf die Dokumente zuzugreifen, diese zeitgleich zu öffnen, zu bearbeiten und freizugeben. Ein lückenloser Bearbeitungsverlauf und die automatische Versionierung sorgen für Transparenz und stellen sicher, dass immer die aktuelle Version vorliegt.

Sobald ein Workflow eingerichtet ist, kann ein fortschrittliches digitales Dokumentenmanagement die nächsten Schritte automatisieren: Die Beteiligten werden automatisch benachrichtigt, wenn sie handeln müssen, ein Dokument bald abläuft oder ein Arbeitsablauf geändert wurde.

Nahtlose Freigabeprozesse erleichtern zudem die Zusammenarbeit innerhalb der Teams, sowie mit Kunden und Lieferanten.

Mit digitalen Dokumentenmanagement-Lösungen ist der Status einer Datei ebenso klar wie die nächsten Schritte. So sind alle Beteiligten immer auf dem gleichen Stand und können ortsunabhängig zusammenarbeiten.

Fazit: Warum der Wechsel zu einem digitalen DMS lohnt

Um den aktuellen und künftigen Herausforderungen begegnen zu können, müssen sich Unternehmen zukunftssicher aufstellen – das heißt in vielen Fällen: Geschäftsprozesse digitalisieren.

Ein digitales DMS verschafft Unternehmen die entscheidenden Vorteile gegenüber der papierbasierten Verwaltung: Durch ein digitales Dokumentenmanagement können Mitarbeitende zu jeder Zeit sicher auf die benötigten Dokumente zugreifen und diese bearbeiten, egal ob aus dem Büro oder dem Home-Office.

Durch die Implementierung eines effektiven DMS können Unternehmen zudem Kosten einsparen, indem sie den Arbeitsaufwand, die Papier- und Druckkosten, Fehler und Verluste reduzieren, die Zusammenarbeit verbessern und die Sicherheit von Dokumenten erhöhen. Ein DMS ist für die meisten Unternehmen also längst unersetzlich geworden.

Tipp: Suchen Sie nach einem Cloud-Anbieter, der mit einer offenen Plattform arbeitet und hilfreiche IT-Ressourcen und Schulungen zur Verfügung stellt.

Die Dokumentenmanagement-Software von Sparta Systems ermöglicht es Unternehmen, ihre Dokumente über den gesamten Zyklus hinweg smart zu verwalten – stets unter Beachtung der Sicherheits- und Compliance-Vorgaben.


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