Qualität ist entscheidend für den Erfolg eines jeden Unternehmens, unabhängig von Branche oder Größe.

Um Konsistenz, Kundenzufriedenheit und kontinuierliche Verbesserung zu gewährleisten, implementieren viele Unternehmen ein Qualitätsmanagementsystem (QMS). Bei der Implementierung eines QM-Ssytems können Unternehmen einen systematischen Ansatz zur Steuerung qualitätsbezogener Prozesse, zur Risikominderung und zur kontinuierlichen Verbesserung etablieren. Dieser umfassende Leitfaden befasst sich mit den Grundprinzipien und der Funktionsweise eines QM-Ssytems und geht dabei auf die häufigsten Blickwinkel und Bedürfnisse ein, die die Menschen haben, wenn sie fragen: „Wie funktioniert ein QM-System?“

QM-System Überblick

  • Definition – Ein QM-System ist eine Reihe von miteinander verbundenen Prozessen, Richtlinien und Verfahren, die entwickelt wurden, um die Qualität von Produkten oder Dienstleistungen zu planen, zu kontrollieren, sicherzustellen und zu verbessern. Sein Hauptzweck ist es, einen Rahmen zu schaffen, der Konsistenz, Einhaltung der Vorschriften und Kundenzufriedenheit gewährleistet. Ein gut implementiertes QM-System hilft Unternehmen, potenzielle Risiken zu identifizieren und Abhilfe zu schaffen, den Betrieb zu optimieren und kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben.
  • Ganzheitlicher Ansatz – Ein ganzheitlicher Ansatz für ein QMS umfasst die Berücksichtigung und Integration aller für Betrieb, Prozesse und Interessengruppen eines Unternehmens relevanten Aspekte, um einen umfassenden und einheitlichen Ansatz für das Qualitätsmanagement zu gewährleisten. Er geht über die ausschließliche Fokussierung auf einzelne Komponenten des QM-System hinaus und legt stattdessen Wert auf eine breitere Perspektive, die das Unternehmen als Ganzes betrachtet.

QM-System Grundprinzipien

SchlüsselkomponentenGrundprinzipien
Das QM-System mit Kundenzentrierung legt auf Einbeziehung und Berücksichtigung der Bedürfnisse und Erwartungen aller relevanten Interessengruppen gleichermaßen Wert.Kundenorientierung
Sie betont das Verständnis und die Erfüllung von Kundenbedürfnissen, -erwartungen und -präferenzen. 
Systemisches Denken
Ein ganzheitliches QM-System erkennt an, dass ein Unternehmen ein komplexes System ist, das miteinander verbundene Prozesse, Funktionen und Interessengruppen umfasst. Es unterstreicht, wie wichtig es ist, Interaktionen, Abhängigkeiten und Auswirkungen zwischen den verschiedenen Teilen des Unternehmens zu verstehen und zu steuern, um Gesamtleistung und Gesamtqualität zu optimieren.		Systemisches Denken 
Hier geht es darum, das Unternehmen als System zu erkennen und die Wechselbeziehungen und Interaktionen zwischen verschiedenen Komponenten, Prozessen und Interessengruppen zu verstehen.
Einbeziehung von Interessengruppen
Zusätzlich zur Fokussierung auf Kunden wird hier gleichermaßen Wert darauf gelegt, die Bedürfnisse und Erwartungen aller relevanten Interessengruppen einzubeziehen und zu berücksichtigen. Sie erkennt an, dass Erfolg und qualitative Ergebnisse des Unternehmens durch die Beiträge und die Zusammenarbeit von Mitarbeitern, Lieferanten, Aufsichtsbehörden, Aktionären und der breiteren Gemeinschaft beeinflusst werden. Die Bedeutung der Einbeziehung und Berücksichtigung der Bedürfnisse, Erwartungen und des Feedbacks aller relevanten Interessengruppen. Sie fördert effektive Kommunikationskanäle und Zusammenarbeit, um sicherzustellen, dass alle Interessengruppen in qualitätsbezogene Entscheidungen einbezogen werden.		Einbeziehung von Interessengruppen
Hier wird betont, wie wichtig es ist, die Sichtweisen, Anforderungen und das Feedback aller relevanten Interessengruppen einzubeziehen und zu berücksichtigen.
Sie erkennt an, dass sich Entscheidungen und Maßnahmen des Qualitätsmanagements auf zahlreiche Interessengruppen auswirken und deren Interessen berücksichtigt werden sollten.
Kontinuierliche Verbesserung, organisiertes und innovatives Lernen
Fördert eine Kultur des kontinuierlichen Lernens, der Verbesserung und Innovation. Dies ermutigt Unternehmen, eine Mentalität der Experimentierfreudigkeit, des Wissensaustauschs und der kreativen Problemlösung zu fördern.
Diese Komponente ermöglicht es der Organisation, sich anzupassen, weiterzuentwickeln und Chancen für Wachstum und Verbesserung zu ergreifen.		Kontinuierliche Verbesserung
Sie konzentriert sich auf die ständige Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten, das Lernen aus Erfahrungen und das Streben nach Exzellenz in allen Aspekten der Geschäftstätigkeit des Unternehmens
Kontextbezogenes Bewusstsein
Unterstreicht die Wichtigkeit davon, den internen und externen Kontext, in dem das Unternehmen tätig ist, zu verstehen. Dazu gehört die Berücksichtigung von Branchentrends, Marktdynamik, regulatorischen Anforderungen, gesellschaftlichen Erwartungen und Umweltfaktoren, die sich auf Entscheidungen und Ergebnisse des Qualitätsmanagements auswirken. Unternehmen können Risiken, Chancen und aufkommende Trends, die das Qualitätsmanagement beeinflussen, proaktiv identifizieren, indem sie den breiteren Kontext analysieren		Kontextbezogenes Bewusstsein
Es beinhaltet die Berücksichtigung der breiteren ökologischen, sozialen und regulatorischen Faktoren, die sich auf Entscheidungen und Ergebnisse des Qualitätsmanagements auswirken.
Prozessintegration und -optimierung 
Ein ganzheitliches QM-System fördert die Integration und Optimierung von Prozessen im gesamten Unternehmen.
Es zielt darauf ab, Isolation aufzubrechen und die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zu fördern, um Redundanzen zu beseitigen, Übergaben zu minimieren und die gesamte Prozesseffizienz und -effektivität zu verbessern.
Dieses Prinzip stellt sicher, dass die Bemühungen des Qualitätsmanagements in der gesamten Wertschöpfungskette koordiniert und aufeinander abgestimmt sind. Diese Integration erstreckt sich über qualitätsspezifische Prozesse hinaus auf funktionsübergreifende Aktivitäten, die sich auf die qualitativen Ergebnisse auswirken.
 		 

QM-System Implementierung

Definition von Vision und Zielen: Klare Artikulierung der Vision für die ganzheitliche QM-System Implementierung. Definition spezifischer Ziele, die an der Gesamtstrategie des Unternehmens ausgerichtet sind, wobei die Integration von Prozessen, die Einbeziehung von Interessengruppen und die Verbesserung der Gesamt-Performance im Vordergrund stehen.

Beurteilung des aktuellen Zustands: Durchführung einer gründlichen Beurteilung der aktuellen Qualitätsmanagementpraktiken, -prozesse und -systeme Ihres Unternehmens. Ermittlung von Stärken, Schwächen und Verbesserungsmöglichkeiten. Berücksichtigung sowohl interner als auch externer Faktoren, die sich auf das Qualitätsmanagement auswirken.

Einbeziehung von Interessengruppen: Einbeziehung aller relevanten Interessengruppen in den Implementierungsprozess. Dazu gehören Mitarbeiter auf allen Ebenen, Kunden, Lieferanten, Aufsichtsbehörden und andere wichtige Partner. Einholung ihres Inputs, Verständnis ihrer Bedürfnisse und Erwartungen und Förderung einer Kultur der Zusammenarbeit und des Engagements.

Entwicklung eines ganzheitlichen Rahmens: Entwurf eines umfassenden Rahmenwerks, das die Schlüsselkomponenten und -prinzipien eines ganzheitlichen QM-System erfasst. Dies sollte integrierte Prozesse, Mechanismen zur Einbeziehung von Interessengruppen, Ansätze des systemischen Denkens, kontextbezogenes Bewusstsein und einen Fokus auf kontinuierliche Verbesserung umfassen.

Festlegung klarer Richtlinien und Verfahren: Entwicklung klarer und prägnanter Richtlinien und Verfahren, die mit dem ganzheitlichen QM System-Rahmenwerk übereinstimmen. Gewährleistung, dass sie das Engagement des Unternehmens für Qualität, Zufriedenheit der Interessengruppen und kontinuierliche Verbesserung widerspiegeln. Effektive Kommunikation dieser Richtlinien im gesamten Unternehmen.

Implementierung integrierter Prozesse: Ermittlung und Darlegung miteinander verbundener Prozesse innerhalb des Unternehmens. Entwurf und Implementierung von Prozessen, die Integration, Zusammenarbeit und einen effizienten Informations- und Materialfluss unterstützen. Konzentration auf die Beseitigung von Isolation und die Förderung der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit.

Kommunikation und Schulung: Effektive Kommunikation und Schulung sind für eine erfolgreiche Implementierung unerlässlich. Gewährleistung, dass alle Mitarbeiter den Zweck, den Nutzen und die Erwartungen des ganzheitlichen QM-System verstehen. Angebot von Schulungen zu neuen Prozessen, Tools und Methoden. Förderung offener Kommunikationskanäle, um Bedenken auszuräumen und Feedback einzuholen.

Überwachung und Messung der Performance: Festlegung von Key Performance Indicators (KPIs; Leistungskennzahlen), die an den Zielen des ganzheitlichen QM-System ausgerichtet sind. Kontinuierliche Überwachung und Messung der Performance anhand dieser Indikatoren. Erfassung relevanter Daten und deren Analyse, um Trends, Verbesserungsmöglichkeiten und Innovationschancen zu ermitteln.

Förderung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung: Pflege einer Kultur, die Lernen, kontinuierliche Verbesserung und Innovation wertschätzt. Ermutigung der Mitarbeiter, Ideen, Vorschläge und Lösungen aktiv einzubringen. Einrichtung von Mechanismen zur Erfassung und Implementierung von Verbesserungsinitiativen im gesamten Unternehmen.

Regelmäßige Überprüfung und Anpassung: Überprüfung des ganzheitlichen QM-System, um seine Wirksamkeit und Relevanz zu gewährleisten. Anpassung des Systems an sich ändernde interne und externe Faktoren nach Bedarf. Kontinuierliche Einholung von Feedback der Interessengruppen und Integration ihrer Einblicke in den laufenden Verbesserungsprozess.

FAZIT

Die Implementierung eines ganzheitlichen QM Systems erfordert einen systematischen Ansatz, der die Vernetzung verschiedener Komponenten und Interessengruppen des Unternehmens berücksichtigt. Ein QM-System fördert die Einhaltung von Vorschriften und verbessert so die betriebliche Effizienz und treibt die kontinuierliche Verbesserung voran. Durch umfassende Dokumentationskontrolle, Prozessstandardisierung, Risikomanagement und die Implementierung von Kernkomponenten und -funktionen können Unternehmen beständige Qualität, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Kundenzufriedenheit erreichen. Die Implementierung eines QM-Systems erfordert sorgfältige Planung, Durchführung und kontinuierliche Überwachung, um seine Wirksamkeit und seinen kontinuierlichen Erfolg zu gewährleisten. Durch Offenheit für die Grundprinzipien und -funktionsweisen eines QM Systems können Unternehmen eine Kultur der Qualität fördern, das Vertrauen der Interessengruppen stärken und ihre Qualitätsziele erreichen. Es ist wichtig, daran zu denken, dass die Implementierung eines ganzheitlichen QM-Systems ein kontinuierlicher Prozess ist. Er erfordert Engagement, Führungsstärke und kontinuierliche Anstrengungen, um ganzheitliche Prinzipien in der Kultur und den Betriebsabläufen des Unternehmens zu verankern.

Die Einführung eines QM-Systems kann Unternehmen dabei helfen, eine solide Grundlage für das Qualitätsmanagement zu schaffen und sich für den langfristigen Erfolg im Wettbewerbsumfeld von heute zu positionieren.